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Verwendungsnachweis für Fördermittel 

So vermeiden Sie Rückforderungen des Fördermittelgebers 

Es ist vollbracht: das lang ersehnte Vereinsprojekt ist endlich umgesetzt. Auch mit Hilfe von Fördermitteln blicken Verein und Vorstand jetzt stolz auf die neue Sportstätte, den neuen Feuerwehrturm oder den neuen Gruppenraum der Kinderkrippen-Initiative… Ganz schön viel Arbeit war das – trotz der Unterstützung. An diesem Punkt ist im Projektteam leider ganz schnell „die Luft raus“ – schließlich scheint das Projekt abgeschlossen zu sein. Ein Stolperstein wartet aber noch auf den Verein, bevor die Sache ad acta gelegt werden kann: mittels Verwendungsnachweis muss dem Fördermittelgeber dargelegt werden, dass die Fördermittel auch vereinbarungsgemäß verwendet wurden. Hier gilt es unbedingt, Schaden von Verein und Vorstand abzuhalten und Haftungsrisiken zu vermeiden. Denn wenn die Fördermittel teilweise oder ganz zurückgefordert werden, stehen Verein und Vorstand unter Umständen vor dem finanziellen Ruin. 

Was ist ein Verwendungsnachweis für Fördermittel? 

Eine detaillierte Abrechnung und Dokumentation eines Förderprojekts ist unerlässlich. Dies erfolgt auch mit dem sogenannten Verwendungsnachweis für Fördermittel. Förderer behalten sich typischerweise vor, Gelder zurückzufordern, deren Verwendung nicht ordnungsgemäß war bzw. die ordnungsgemäße Verwendung nicht durch einen entsprechenden Verwendungsnachweis dokumentiert werden kann. Rückforderungen erreichen bei größeren Projekten schnell eine Summe, die den Fortbestand einer Organisation gefährdet und den Vorstand in ein persönliches Haftungsrisiko katapultiert.  

Verwendungsnachweise haben für den Förderer eine zentrale Bedeutung. Sie dienen vor allem als Prüfung und Nachweis in folgenden Bereichen: 

  • Erreichung der Förderziele  
  • Einhaltung der Vorgaben des Fördermittelgebers 
  • Angemessenheit des Mitteleinsatzes 
  • Nachweis der Gemeinnützigkeit des Fördermittelgebers und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben 

Vor allem mit dem letzten Punkt dokumentieren Fördergeber, dass sie ihren Kontrollpflichten nachgekommen sind. Denn gemeinnützige Fördermittelgeber, bspw. Stiftungen, müssen die Vergabe Ihrer Gelder gegenüber dem Finanzamt klar dokumentiert darlegen, um selbst die Gemeinnützigkeit zu behalten. 

Typische Bestandteile des Verwendungsnachweis sind Aufstellungen über

  1. die erreichten Ziele,
  2. die Mittelverwendung, d.h. Einnahmen und Ausgaben sowie
  3. Unterlagen, die dies belegen. 

Die häufigsten Fehler bei der Verwendung von Fördermitteln 

Ein Hauptfehler wird leider immer wieder gemacht: Viele Empfänger von Fördermitteln betrachten den Verwendungsnachweis als etwas, um das man sich nach Abschluss des Projekts kümmern kann. Dabei ist es unabdingbar, das Projekt schon von Anfang sauber zu dokumentieren an die Fäden sauber in der Hand zu halten. Ein weiterer potenziell teurer Irrtum ist die implizite Vermutung seitens des Fördermittelempfängers, dass formale Kriterien beim Verwendungsnachweis für Fördermittel schon nicht entscheidend sein werden. Schließlich verwendet man die Fördermittel in der Regel für ein gemeinnütziges Projekt. Weit gefehlt! In unserer Förderpraxis stoßen wir immer wieder auf Fälle, in denen aufgrund der Nichteinhaltung von scheinbaren Formalien die gesamte Förderung zurückgefordert wird. Beispiel: Ein Verein beauftragte einen befreundeten Verein mit der Administration und Abrechnung von Handwerkern, die aus Fördermitteln bezahlt wurden. Da dieses Vorgehen nicht vereinbart war, musste der Verein die gesamte Förderung zurückzahlen.  

Tipps für einen rechtssicheren Verwendungsnachweis für Fördermittel  

Ein guter Verwendungsnachweis muss sowohl formelle als auch inhaltliche Kriterien erfüllen. Formelle Kriterien sind unter anderem: 

  • Einhaltung von Abgabefristen 
  • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, z.B. für Belege 
  • Einhaltung weiterer formeller Anforderungen, wie z.B. persönliche Unterschrift 

Inhaltliche Kriterien sind die sinnvolle Aufbereitung und Nachvollziehbarkeit von: 

  • Projektablauf und Bewertung der Zielerreichung 
  • Einhaltung der Vorgaben des Fördermittelgebers 
  • Finanzielle Zusammenfassung 

Immer wichtig: gute Beratung und guter Versicherungsschutz 

„Wo gehobelt wird, da fallen auch Späne“. Mit diesem Motto sind die wenigsten vor Fehlern gefeit. Deshalb haben sich in der Praxis zwei Verhaltensweisen bewährt, die jeder Verein beherzigen sollte, der Fördermittel erhält:

  1. Zugang zu Fachleuten bei Fragen zu Recht & Steuern.
  2. Ein Versicherungsschutz, der Verein und Vorstand vor der Haftung schützt.

Hier gibt es auf dem Markt verschiedene Anbieter. Als DEUTSCHES EHRENAMT bieten wir mit dem Vereins-Schutzbrief den notwendigen Versicherungsschutz, Rechtsberatung inkl. Überprüfung der Satzung sowie steuerrechtliche Beratung. Sie profitieren auch von unserem umfassenden Vereinswissen und der Betreuung durch unser Expertenteam. Komplett und aus einer Hand schon ab € 299 im Jahr. 

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