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AUFGABEN DES VORSTANDS

ACHTUNG, VORSTAND! DINGE, DIE VEREINSVORSTÄNDE BEACHTEN SOLLTEN

Wer sich für das Amt des Vereinsvorstands entscheidet, übernimmt auf der einen Seite eine verantwortungsvolle Aufgabe, auf der anderen Seite aber auch eine, mit der Einiges bewegt werden kann. So hat der Vereinsvorstand die Möglichkeit, neue Projekte zu planen, die Vereinsflyer zu gestalten, Spiele oder Turniere zu veranstalten oder einen geselligen Vereinsausflug in die Berge zu organisieren. Neben all den kreativen Freiräumen und dem Spaß stehen immer die verpflichtenden Aufgaben des Vorstands. Mit unserer Zusammenstellung aller Pflichten entsteht ein schneller Überblick, sodass im Vereinsalltag keine wichtige Aufgabe in Vergessenheit gerät.

Mit uns sind Sie als Vorstand eines Vereins auf der sicheren Seite! Wünschen Sie eine individuelle und rechtssichere Beratung von Fachanwälten für Ihre spezifischen Fragen rund um die Aufgabe als Vereinsvorstand? Diese leisten wir im Rahmen unseres Vereins-Schutzbriefs.

Die Aufgaben des Vorstands im Überblick

Zu den Aufgaben des Vorstands im Verein gehört unter anderem:

  • Vereinszweck verfolgen
  • Vereinsinteressen verfolgen
  • Rechtlich absichern
  • Vereinsvermögen erhalten
  • Mitglieder-Angelegenheiten
  • Rechtliche Aufgaben
  • Kommunikation, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit

Die Aufgaben des Vorstands im Verein sind vielfältig. Das macht das Amt zwar herausfordernd, bietet aber auch eine tolle Gelegenheit zur persönlichen Weiterentwicklung. In erster Linie kommt dem Vereinsvorstand die Aufgabe der Geschäftsführung (§ 27, Absatz 3 BGB) sowie der gesetzlichen Vertretung des Vereins zu. Es ist die Aufgabe des Vorstands, dafür zu sorgen, dass die gesetzlichen und steuerlichen Bestimmungen sowie die Vereinssatzung eingehalten werden. Diese einzelnen Aufgaben des Vorstands, die von der Verwirklichung des Vereinszwecks über die Einhaltung steuerlicher Pflichten bis hin zur Auskunfts- und Rechenschaftspflicht reichen, wollen wir um Folgenden nochmals detaillierter vorstellen.  

Über die klassischen Aufgaben hinaus, übernimmt der Vereinsvorstand häufig auch gutwillig weitere anfallende Tätigkeiten, wie die Organisation von Spenden und Veranstaltungen. Im Idealfall trägt er dadurch zu einem regen Vereinsleben bei. 

Vereinszweck verfolgen ist Aufgabe des Vorstands

Der Vereinszweck wird in der Satzung festgelegt. Damit der Verein nicht seinen Zweck der Gemeinnützigkeit verliert, ist es Aufgabe des Vorstands, darauf zu achten, dass dieser auch tatsächlich verfolgt und erfüllt wird.

Folgende Maßnahmen fallen hierbei in den Aufgabenbereich des Vereinsvorstands:

  • Ordentliche Buchführung und Rücklagenbildung  
  • Verwendung der Mittel für den Vereinszweck 
  • Unterlassen wirtschaftlicher Betätigung (z.B. Bewirtung beim Fest) 
  • Zuwendungen an ein Vereinsmitglied dürfen jährlich 40€ nicht übersteigen. (Baden-Württemberg erhöhte die Freigrenze rückwirkend zum 01.01.2019 auf 60€) 

Aufgabe des Vorstands: Vereinsinteressen verfolgen

Eng mit dem Vereinszweck sind die Vereinsinteressen verbunden. Auch diese liegen in den Händen des Vereinsvorstands, der darauf zu achten hat, dass diese entsprechend verfolgt werden. Mitglieder, die grob gegen die Interessen des Vereins verstoßen, dürfen vom Vorstand sofort ausgeschlossen werden. Ein Vorstand, der gegen die Interessen des Vereins verstößt oder seine eigenen Interessen verfolgt, hat alles andere als eine gute Vorbildfunktion. Deshalb droht auch einem verantwortlichen Vorstandsmitglied der Ausschluss aus dem Verein.

Maßnahmen, um dieser Vorstands-Aufgabe nachkommen zu können:

  • Unparteiische Beschlussfassung 
  • Einberufung von außerordentlichen Mitgliederversammlungen bei aufkommenden Interessenfragen 
  • Einsatz eines Vertreters vor Gericht, falls absent 

Rechtlich absichern – eine Verantwortung in den Händen des Vereinsvorstands

Die Vereinstätigkeit selbst ist ehrenamtlich und damit auch die Position des Vereinsvorstands. Das bedeutet aber nicht, dass der Vorstand nicht in Haftungsfällen belangt werden kann. Es ist deshalb die Aufgabe des Vorstands, nicht zuletzt im Interesse des Eigenschutzes, sich ausreichend über einen Versicherungsschutz sowie eine rechtliche Beratung für den Verein und seine Position zu informieren. Nur wer von Anfang an auf einen umfassenden Schutz achtet, ist im Ernstfall gewappnet. Wenn es um Recht, Versicherungen und Finanzen geht, empfiehlt es sich für den Vereinsvorstand, auf externe Hilfe oder die von entsprechend geschulten Vorstandsmitgliedern zurückzugreifen.

Empfohlene Maßnahmen für Vereinsvorstände:

  • Für umfassende Absicherung sorgen: Unsere Mitglieder sind mit unserem Vereins-Schutzbrief grundlegend gegen mögliche Schadensersatzforderungen und Haftungsfälle geschützt, die Ihnen während der Vereinstätigkeit passieren können. Damit sind die Vereinsfreuden eine sichere Angelegenheit.

Vereinsvermögen erhalten

Die Vereinsfinanzen stellen häufig eine Herausforderung und einen Balance-Akt dar. Auf der einen Seite darf der gemeinnützige Verein keine wirtschaftlichen Interessen verfolgen. Auf der anderen Seite muss es ihm gelingen, dennoch handlungsfähig zu bleiben. So muss der Kauf von Sportgeräten oder das Renovieren des Vereinsheims möglich gemacht werden. Auch dieser Bereich des Verwaltens der Vereinsvermögen zählt zu den Aufgaben des Vorstands. Häufig bekommt dieser hierbei aber Unterstützung vom Kassenwart.

Maßnahmen, um den finanziellen Aufgaben des Vorstands gerecht zu werden:

  • Organisation von Spenden 
  • Versicherung der Vermögenswerte des Vereins 
  • Erstellung von Finanzierungs- und Haushaltsplänen für die Zukunft 
  • Regelmäßige Durchführung einer Inventur 

Mitglieder-Angelegenheiten sind Aufgabe des Vorstands

Zu den Aufgaben eines Vorstands gehören auch klassischerweise die Bereiche der strategischen und operativen Führung sowie Verwaltungsaufgaben. Die Betreuung der Mitglieder ist hierbei ein bedeutender Bestandteil – schließlich lebt der Verein mit und von seinen Mitgliedern. Dieser Aufgabenbereich beginnt bereits damit, neuen Mitgliedern die geltenden Vereinsregelungen darzulegen, umfasst die Aufnahme neuer Mitglieder und beutetet darüber hinaus auch die Verwaltung dieser. Damit müssen Mitglieder und Mitgliedsbeiträge ordentlich aufgelistet werden, sodass der Vorstand stets den Überblick über alle Mitglieder und Aktivitäten behält.

Maßnahmen zur Verwaltung aller Mitglieder-Angelegenheiten:

  • Halten von Vorträgen und Erstellung von Infoblättern über die Vereinsregeln, die Satzung und gesetzliche Auflagen
  • Ordentliches Mitgliederverzeichnis
  • Überprüfung der Mitgliedsbeiträge
  • Durchsetzung der Beitragszahlung

Rechtliche Aufgaben des Vorstands

Die Aufgaben des Vorstands machen auch vor rechtlichen Angelegenheiten keinen Halt. Und diese gehen über die eigene rechtliche Absicherung hinaus und umfassen vielmehr die rechtmäßige Durchführung der breit angelegten Aufgabenbereiche.

Maßnahmen zur Einhaltung rechtlicher Aufgaben des Vorstands:

  • Begleichung offener Rechnungen und Vertragserfüllung 
  • Ordnungsgemäße Einberufung der Mitgliederversammlung und Vorstandssitzungen – Der Vorstand hat als Vertreter des Vereins die Pflicht, die Mitglieder des Vereins und des Vorstands wahrheitsgemäß und vollständig über den aktuellen Stand seiner Arbeit zu informieren. 
  • Ordentliche Buchführung 
  • Formulieren des Jahresabschlusses 
  • Auskunft im Rechenschaftsbericht am Ende der Amtsperiode 
  • Der Vorstand vertritt den Verein nach außen – auch vor Gericht. 

Kommunikation, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit – eine moderne Vorstands-Aufgabe im Verein

Kaum ein Verein kommt inzwischen ohne ein gewisses Marketing sowie eine Öffentlichkeitsarbeit aus. Die richtige Kommunikation wird hier zum Schlüssel, um an neue Mitglieder heranzutreten und diese zu akquirieren, Spendenaufrufe an die geeignete Zielgruppe zu richten oder Aufmerksamkeit für das neuste Projekt zu generieren. Auch dies liegt zunächst als Aufgabe in den Händen des Vorstands, kann aber durch weitere Vereins- oder Vorstandsmitglieder unterstützend ausgeführt werden. So kann beispielsweise die Betreuung eines Social Media Accounts auch von anderen Mitgliedern übernommen werden.

So umfassend die Aufgaben des Vorstands auch sind, mit diesen Hauptaufgaben im Hinterkopf kann bei der Vereinsarbeit nichts mehr schief gehen und der Spaß im Ehrenamt ist damit garantiert.

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