Spendenbescheinigung im Verein

Erhält ein gemeinnütziger Verein vom Spender freiwillig und ohne Gegenleistung eine Überweisung oder einen Bargeldbetrag, spricht man von einer Geldspende.

Auf der Spendenbescheinigung müssen Name, Vorname und die Adresse des Spenders richtig vermerkt und der erhaltene Betrag korrekt ausgewiesen sein. Wird die Spende von einem Unternehmen getätigt, muss die Spendenbescheinigung auf den Firmennamen ausgestellt werden.

Werden dem Verein Gebrauchsgegenstände wie Kleidung, Spielzeug oder Sportgeräte gestiftet, handelt es sich um eine Sachspende. In der Spendenbescheinigung muss bei Spenden aus dem privaten Vermögen der gemeine Wert der Spende (Verkehrswert inkl. USt.) aufgeführt und Angaben zur Wertermittlung gemacht werden. Bei Spenden aus dem Vermögen eines Unternehmens wird der Betrag angesetzt, der beim Verkauf des gesamten Betriebs der gespendeten Sache zukäme.

Bei neuwertigen Sachspenden lässt sich dies anhand des Kaufbelegs leicht belegen. Für gebrauchte Sachspenden muss der Verein den gegenwärtigen Verkaufswert unter Berücksichtigung des Alters, Kaufpreises und der Abnutzung schätzen. Orientierung geben die amtlichen Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen).

Bei einer Aufwands- oder Rückspende spendet der Spender seinen Aufwand in der Form, dass er die ihm zustehende Vergütung nicht vom Verein verlangt. Das Entgelt wird also vom Rechnungssteller zurückgespendet. Um diesen Prozess abzukürzen, verzichten Spender und Verein auf einen Geldfluss.

Bei einer Aufwandsspende handelt es sich daher um eine Sonderform der Geldspende, bei der der Verzicht auf die Bezahlung durch den Verein als Spende behandelt wird.

Zu den in der Vereinspraxis üblicherweise erstattungsfähigen Aufwendungen gehören in erster Linie:

• Telefongebühren und andere Telekommunikationskosten
• Portokosten
• Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten
• Kosten für Büromaterialien
• Fahrtkosten zu Training, Wettkampf, Tagungen
• Start- und Meldegelder bei Wettkämpfen
• Kosten für Sport- oder Arbeitskleidung

Damit für eine Aufwandsspende vom Verein eine Zuwendungsbescheinigung ausgestellt werden darf, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• Auf der Spendenquittung muss ersichtlich sein, dass es sich um den Verzicht auf die Erstattung von tatsächlich bestehenden Ansprüchen handelt.
• Der Rechtsanspruch auf Zahlung der Vergütung muss nachweisbar sein. Wir empfehlen daher immer vorab einen Vertrag zu schließen, sofern sich der Anspruch nicht bereits aus der Satzung oder dem Gesetz ergibt.  
• Der gemeinnützige Verein hat grundsätzlich die Pflicht, dem Spender diesen Anspruch zu erfüllen.
• Der Verzicht auf Vergütung darf nicht im Vorhinein vereinbart worden sein.
• Der Verein muss wirtschaftlich in der Lage sein, die Vergütung zu bezahlen.
• Der Spender muss seinen Verzicht freiwillig und zeitnah , bestenfalls schriftlich, erklären.

Ein Verein oder Verband darf nur dann Spendenbescheinigungen ausstellen, wenn er gemeinnützig ist und als Nachweis dieser Gemeinnützigkeit einen sogenannten Freistellungsbescheid vorweisen kann. Dieser Bescheid wird vom Finanzamt ausgestellt, nachdem es die Voraussetzungen des Vereins auf Gemeinnützigkeit erfolgreich und positiv geprüft hat. Der Freistellungsbescheid muss nach spätestens fünf Jahren erneuert werden und kann bei Verlust der Gemeinnützigkeit jederzeit entzogen werden.

Auch muss der Verein gewährleisten, dass die Spende dem gemeinnützigen Bereich zufließt, denn in der Regel dürfen Spenden nicht zum Vermögensaufbau eines Vereins verwendet werden, sofern dies nicht ausdrücklich vom Spender gewünscht ist.

Der Verein darf Spendenquittungen auch nur dann ausstellen, wenn es sich bei der Spende um eine freiwillige Zuwendung ohne Gegenleistung handelt. Wer zum Beispiel vom Verein im Gegenzug Eintrittskarten für ein Benefizkonzert erwirbt, erhält dafür keine Spendenbescheinigung.

Ist eine oder sind mehrere dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, darf vom Verein keine Spendenbescheinigung ausgestellt werden.

Tipp: Ihr Verein ist noch nicht gemeinnützig? Inhabern des Vereins-Schutzbriefs des DEUTSCHEN EHRENAMTS stellen wir Muster zur Beantragung der Gemeinnützigkeit Ihres Vereins zur Verfügung. Außerdem stehen wir für alle Fragen rund um Gemeinnützigkeit und Spendenquittungen Ihres Vereins an Ihrer Seite.

Die Finanzverwaltung unterscheidet zwischen Groß- und Kleinspenden. Beträgt die Spende maximal 300 Euro, verlangt das Finanzamt nicht zwingend eine Spendenbescheinigung zur steuerlichen Absetzung. Hier genügt eine Buchungsbestätigung von der Bank, die der Spender als Nachweis zusammen mit seiner Steuererklärung beim Finanzamt einreicht. Auf diesem vereinfachten Spenden-Nachweis müssen folgende Informationen ersichtlich sein:

• Name und Kontonummer von Empfänger & Spender
• Betrag (in Euro) & Buchungstag
• Steuerbegünstigter Zweck
• Angabe, ob es sich um eine Spende oder um einen Mitgliedsbeitrag handelt

Übersteigt die Spende den Grenzwert von 300 Euro, benötigt das Finanzamt vom Spender eine vom Verein ausgestellte Spendenbescheinigung.

Eine korrekt ausgefüllte Zuwendungsbestätigung ist notwendig, damit die Spende vom Finanzamt anerkannt wird. Um das zu gewährleisten hat die Finanzverwaltung Mustervorlagen erstellt, die die Vereine zwingend verwenden müssen.

Je nach Spendenart und Spender gibt es unterschiedliche Musterdokumente, die von den Finanzministerien der Bundesländer zur Verfügung gestellt werden. Musterform 1 gilt in der Regel für Geldspenden, Mitgliedsbeiträge und Aufwandspenden, Musterform 2 für Sach- und Güterspenden. Der Verein muss also nur noch seine Daten fehlerfrei eintragen. Dennoch ist beim Ausstellen größte Sorgfalt geboten. Werden wissentlich oder versehentlich fehlerhafte Angaben gemacht, haftet der Verein. Am besten halten sich Vereine an die folgende Checkliste:

Checkliste: Korrektes Ausstellen einer Spendenbescheinigung

• Der Umfang der Spendenbescheinigung beträgt maximal eine DIN-A4-Seite.
• Wortwahl und die Reihenfolge des amtlichen Musters wurden nicht verändert.
• Es wurden keine Umformulierungen vorgenommen oder Zusätze ergänzt.
• Einzelne Textpassagen können, wenn nötig, hervorgehoben, z.B. unterstrichen oder fett gedruckt werden.
• Die Spendenbescheinigung enthält den Namen & Vornamen bzw. den Firmennamen sowie die Adresse des Spenders, das Datum der Spende und den Betrag (Geldspende) bzw. den Wert (Sachspende).
• Der bescheinigte Betrag wird sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben genannt.
• Datum und Aktenzeichen des erteilten Freistellungsbescheids sind auf der Bestätigung vermerkt.
• Es befinden sich keine werblichen Hinweise oder Dankesworte auf der Spendenbescheinigung.
• Die Zuwendungsbestätigung wurde von einer Person unterschrieben, die den Verein nach außen vertritt. (z.B. der Vorstand, seine Vertreter oder der Schatzmeister)
• Die Rückseite darf frei gestaltet werden. Der Verein kann sich zum Beispiel mit einigen Worten beim Spender bedanken.
• Die Spendenbescheinigung kann das Vereinslogo enthalten und daher z.B. auf dem Briefpapier des Vereins ausgedruckt werden.

Den Spendenbetrag richtig angeben

Der Spendenbetrag muss sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben angegeben sein. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

Variante A) 6.124 Euro – sechstausendeinhundertvierundzwanzig –

Variante B) 6.124 Euro – Xsechs – eins – zwei – vierX (Der Buchstabe vor und nach den geschriebenen Ziffern ist Pflicht!)

Unterschreiben darf nur, wer den Verein auch nach außen hin vertritt. Häufig übernimmt der Schatzmeister, der ohnehin für die Finanzen und steuerlichen Belange des Vereins zuständig ist, diese Aufgabe. Alternativ sind natürlich auch der Vereinsvorsitzende und dessen Vertreter berechtigt, Spendenquittungen auszustellen. Dies ergibt sich aus den Vertretungsregelungen in der Satzung. Die Mitgliederversammlung kann die Aufgabe jedoch auch an andere delegieren. Eine Unterschrift per Hand ist dabei nicht zwingend notwendig. In der Regel ist eine gedruckte Version der eingescannten Unterschrift ausreichend.

Erhält der Verein innerhalb eines Jahres mehrere Zuwendungen von ein und demselben Spender, muss er nicht für jede einzelne Spende eine Spendenquittung ausstellen. Hierfür bietet sich die sogenannte Sammelbestätigung an:

Dabei gelten prinzipiell die gleichen Bestimmungen, wie für jede andere Spendenbescheinigungen, allerdings wird sie mit dem Wort „Sammelbestätigung“ versehen und auf der Rückseite müssen die einzelnen Zuwendungen detailliert aufgelistet werden – inklusive Datum, Betrag und Art der Spende. Bei Aufwandsspenden wird der Verzicht der Entschädigung bestätigt und bei Sachspenden wird eine Beschreibung hinzugefügt. Die Summe der einzelnen Zuwendungen auf der Rückseite wird als Spendenbetrag auf der Vorderseite vermerkt. Es muss zudem erklärt werden, dass über diese Zuwendungen keine weiteren Einzel-Spendenbestätigungen erteilt wurden.

Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens möchte man Vereinen, Spendern und Finanzämtern das Leben leichter machen – unter anderem mit der Möglichkeit einer elektronischen Spendenbescheinigung. So funktioniert es:

In sechs Schritten zur Elektronischen Spendenquittung

1. Der Verein gibt beim Finanzamt an, dass er ein Verfahren zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen gemäß § 10b.1 Abs. 4 EStR nutzt.
2. Der Spender überweist seine Spende unter der Angabe seiner Steuer-ID.
3. Die eingegangene Spende wird vom Schatzmeister elektronisch an das Finanzamt unter Angabe der Steuer-ID des Unterstützers weitergeleitet.
4. Der Spender erhält eine elektronische Spendenbescheinigung (PDF), die die gleichen Angaben einer gedruckten Version enthält. Zudem bestätigt der Verein, dass er die Nutzung der elektronischen Spendenbescheinigung dem Finanzamt gemeldet hat.
5. Wird die Spende später in der Steuererklärung angegeben, prüft das zuständige Finanzamt, ob die Zuwendung beim Finanzamt des Vereins gemeldet wurde. Wenn ja, wird der Steuerabzug gewährt. Falls nein, wird beim Verein nachgefragt, ob tatsächlich eine Spende vorliegt.
6. Der Verein muss die elektronischen Spendenquittungen nicht mehr zehn, sondern nur sieben Jahre lang aufbewahren.

Ja, gemeinnützige Vereine und Verbände sind verpflichtet, Zuwendungsbestätigungen mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Ob die Bestätigungen kopiert und abgeheftet oder eingescannt und gespeichert werden, bleibt dem Verein überlassen. Elektronisch übermittelte Spendenbescheinigungen müssen mindestens sieben Jahre gespeichert werden. Der Staat möchte mit der Aufbewahrungspflicht verhindern, dass Zuwendungsbestätigungen im Ehrenamt mehrfach oder vorsätzlich falsch verwendet werden.

Sobald der Verein die Spende erhalten hat, kann der Verein die Spendenbescheinigung ausstellen und muss sie entsprechend in seinen Unterlagen vermerken.

Die Spendenbescheinigung wird immer für das Jahr verbucht, in dem diese ausgewiesen worden ist. Das gilt auch, wenn ein Spender auf der Spendenbescheinigung angibt, für das Jahr zuvor oder das kommende Jahr spenden zu wollen.

Würde der Verein beispielsweise eine Spende 2023 erhalten, aber erst 2024 verbuchen, deckt sich das nicht mit den Zahlen auf dem Kontoauszug des Vereins. Um hier nicht Probleme mit dem Finanzamt zu riskieren, gilt es deshalb, stets im aktuellen Jahr alle erhaltenen Spenden entsprechend aufzuführen.