DER KONTENRAHMEN IM VEREIN
Auch ein Verein sollte gut wirtschaften und seine Einnahmen und Ausgaben adäquat verwalten. Nicht zuletzt, um die Vereinsarbeit langfristig zu planen und finanziell zu sichern. In der Buchhaltung müssen daher sämtliche Geschäftsvorfälle sachgerecht erfasst und sinnvoll ausgewertet werden können. Das erfordert meist eine Vielzahl von Konten. Damit dies auch übersichtlich und verständlich geschieht, ist eine Struktur nötig, die alle Konten nachvollziehbar und mit systematischen Bezeichnungen einordnet.
- Kontenrahmen im Verein – Das Wichtigste
- Was ist ein Kontenrahmen?
- Kontenklassen und Kontengruppen
- Warum ist ein Kontenrahmen notwendig?
- Kontrolle und Planung dank übersichtlicher Buchführung
- Wie ist ein Kontenrahmen aufgebaut?
- Steuerliche Bereiche müssen beim Aufbau berücksichtigt werden
- Was ist der Unterschied zwischen Kontenrahmen und Kontenplan?
Kontenrahmen im Verein – Das Wichtigste
- Ein Kontenrahmen ist ein Verzeichnis oder Register, das alle Kostenarten systematisch numerischen Konten zuordnet. Er dient der Übersichtlichkeit im Sinne der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Aus ihm ergibt sich der individuelle Kontenplan des Vereins.
- Es gibt keine Pflicht, einen bestimmten Kontenrahmen einzusetzen. Allerdings sind Vereine verpflichtet, Übersichten ihrer Finanzen nach Einnahmen und Ausgaben aufzustellen, sodass eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) entsteht.
- Gemeinnützige Vereine müssen ihre Einnahmen und Ausgaben den steuerlichen Bereichen (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftliche Geschäftstätigkeit) zuordnen. Der Kontenplan muss das widerspiegeln.
- Für einen Kontenrahmen gibt es keine verbindliche Vorlage. Den Aufbau kann der Verein nach seinen eigenen organisatorischen Bedürfnissen festlegen. Allerdings existieren Standard-Kontenregister für die verschiedenen Wirtschaftsbereiche und gemeinnützige Organisationen.
- Für Vereine bietet die DATEV den Kontenrahmen SKR 42 (Branchenlösung für Vereine/Stiftungen) an. Er nutzt die steuerlichen Bereiche als Grundgliederung (Kontenklassen).
Was ist ein Kontenrahmen?
Der Begriff „Kontenrahmen“ kommt aus der Buchführung und bezeichnet grundsätzlich ein Register aller Konten im Unternehmen oder im Verein. Es sind damit also nicht die eigentlichen Bankkonten gemeint, sondern vielmehr eine Struktur aus finanziellen Buchungskategorien, in die alle Einnahmen oder Ausgaben logisch nachvollziehbar eingeordnet werden können. Die einzelnen Konten werden auf Basis des Kontenrahmens systematisch nummeriert.
Kontenklassen und Kontengruppen
Der Kontenrahmen ist nach Klassen und den dazugehörigen Gruppen geordnet. Die „Sachanlagen“ können zum Beispiel eine Kontenklasse darstellen mit den dazugehörigen Gruppen „Mobiliar“ und „Immobilien“. Ein anderes Beispiel wären die „Erträge“ des Vereins als übergeordnete Kontenklasse mit den entsprechenden Kontengruppen „Mitgliederbeiträge“ und „Verkaufserlöse“. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, werden dabei Nummern nach einem festen Schema vergeben, beispielsweise die 1 für Sachanlagen und die 1.1 für Immobilien sowie die 1.2 für Möbel. Allgemein verbindliche Vorgaben gibt es hierfür nicht. Jeder Verein kann seinen Kontenrahmen mit einer eigenen spezifischen Ordnung erstellen.
Warum ist ein Kontenrahmen notwendig?
Kontenrahmen dienen in erster Linie der Übersichtlichkeit. Bedenken Sie, dass auch die meisten Vereine eine Vielzahl verschiedener Konten benötigen, um Einnahmen und Ausgaben steuerrechtlich einwandfrei zu verbuchen. Um die Ordnung in der Buchführung sicherzustellen, sind Kontenrahmen notwendig. Sie sind zwar gesetzlich nicht verpflichtend, der Gesetzgeber verfügt aber, die Ausgaben und Einnahmen des Vereins in einer ordentlichen Liste zu führen. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), an die sich auch Vereine halten müssen, sprechen also klar für die Nutzung eines Kontenrahmens. Denn die Struktur der Buchführung muss es einem sachverständigen Dritten ermöglichen, sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die finanzielle Lage des Vereins zu verschaffen. Durch die Nutzung eines Kontenregisters oder Kontenrahmens wird genau das gewährleistet.
Kontrolle und Planung dank übersichtlicher Buchführung
Zudem kann auch die Vereinsführung auf Basis einer einheitlichen und übersichtlichen Buchführung durch Kontenrahmen betriebswirtschaftliche Auswertungen vornehmen, um die Entwicklung des Vereins zu beurteilen und die Vereinsarbeit langfristig zu planen. Monatliche Erfolgsrechnungen liefern dafür wichtige Informationen und durch regelmäßige Kontrollrechnungen können steuerliche Grenzwerte und gemeinnützigkeitsrechtliche Eckwerte überwacht werden.
Wie ist ein Kontenrahmen aufgebaut?
Für einen Kontenrahmen gibt es keine verbindliche Vorlage. Den Aufbau kann der Verein nach seinen eigenen organisatorischen Bedürfnissen festlegen. Allerdings existieren Standard-Kontenregister, z.B. von der DATEV, für die verschiedenen Wirtschaftszweige und auch für Vereine, Stiftungen und gemeinnützige GmbHs, die bereits deren elementaren Anforderungen berücksichtigen. Diese standardisierten Kontenrahmen können natürlich geändert oder durch individuelle Konten bzw. Kontennamen erweitert oder ergänzt werden. Je genauer letztendlich ein Kontenrahmen und der daraus resultierende Kontenplan auf die Belange des Vereins zugeschnitten sind, desto besser sind die Informationen, die die Buchführung liefert.
Steuerliche Bereiche müssen beim Aufbau berücksichtigt werden
Wichtig ist, dass bei einer Gemeinnützigkeit die Einnahmen eindeutig den Bereichen Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, ideelle Einnahmen und wirtschaftliche Geschäftstätigkeit zugeordnet werden können. Grundsätzlich gibt es für die systematische Aufteilung in die steuerlichen Bereiche durch den Kontenplan zwei Möglichkeiten:
- Die steuerlichen Bereiche bestimmen zunächst die verschiedenen Kontenklassen. Darunter finden sich jeweils analoge Kontengruppen für zusammengehörige Ausgaben und Einnahmen.
- Aufwands- und Ertragsarten bestimmen die Kontenklassen. Die darunter organisierten Sachkonten werden in die vier steuerlichen Bereiche gegliedert.
Übrigens: Für die Bestandskonten (Finanzkonten, Anlagevermögen, Verbindlichkeiten) ist eine Trennung nach steuerlichen Bereichen nicht erforderlich.
Was ist der Unterschied zwischen Kontenrahmen und Kontenplan?
Nun benötigt nicht jeder Verein alle Konten, die im Standardkontenrahmen gelistet sind. Der Kaninchenzüchterverein etwa kann mit den Kontenklassen 5 und 7, die sich explizit an Sportvereine richten, nicht viel anfangen. Der Verein kann sich daher aus der Vielzahl der Konten des Kontenrahmens seinen eigenen, vereinsspezifischen Kontenrahmen erstellen. Das ist dann sein individueller Kontenplan. Die Benennung der einzelnen Konten verändert sich hierbei nicht, sodass die Übersichtlichkeit weiterhin gewährleistet ist. Ein Kontenplan ist also einfach ein Kontenrahmen der individuell auf die Bedürfnisse des Vereins oder der jeweiligen Organisation angepasst wurde. Dabei können nicht benötigte Konten gestrichen oder zusätzliche Unterkonten angelegt werden.
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